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ICカードを利用して、出退勤打刻を簡単に！

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　ICカードを利用した出退勤打刻とは、それぞれのICカードに設定されている固有の識別番号をもとにして、カードリーダーにICカードをかざし、出退勤時刻を記録する方法になります。

　このICカードを利用したシステムは、オフィスで使われる勤怠管理だけでなく、入館証としての役割や、交通機関を利用する際に便利な交通系カード(PASMO、Suica等)としても馴染みのあるシステムになっています。

　今回は、このICカードを利用した出退勤方法の特徴やメリット・デメリットについて、ご紹介させていただきます。

ICカードを使った勤怠管理システムの特徴

　従来の紙のタイムカードの場合、社員人数分の1月ごとのタイムカードを毎月回収、集計、修正、という手間が生じていました。また回収したタイムカードは使用後、一定期間保管しておく義務があります。

　一方、ICカードを利用したタイムカードの場合、管理は基本的にシステム上で行う事になるため保管場所は必要ありません。また、手持ちのICカードをかざすだけで出退勤のデータが作成され、そのデータを勤怠管理の担当者はリアルタイムに閲覧・確認する事が出来ます。

　様々な事情により在宅勤務やテレワークが推奨されている現在、出退勤打刻のためだけに出社をするのは、従業員にとって大きな負担となりえます。そういった観点からも、勤怠管理を紙ベースの物からシステムベースの物へ移行する事にはメリットがあるといえるでしょう。

ICカードの種類

　ICカードを利用した出退勤打刻を行う場合、ICカードの情報を読み取るためのカードリーダー、ICカード、勤怠管理システムの導入、が必須になります。

　しかし実際にICカードを購入する際には、どのようなものを選べばいいのでしょうか。勤怠管理システムで活用できるICカードの種類としは、下記の物があります。

 

・FeliCa（フェリカ）：ソニーの非接触ICカード

　日本ではメジャーなカードで、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードやおサイフケータイ、WAONやnanaco、Edyなどの小売店系IＣカードがある。

 

・Mifare（マイフェア）：NXPセミコンダクターズ社の非接触ICカード

　国際的に広く使われている規格で、安価なのが特徴。日本ではマイナーだが、Taspoや社員証などで使われる。

ICカードを使った勤怠管理のメリット

・簡単に導入、操作が可能

　ICカードによる勤怠管理システムは、導入の手間が少ないのが魅力の一つになります。勤怠管理システム本体、ＩＣカード、カードリーダー以外に準備するものはなく、また交通系ICカードに対応してシステムを選べば、手持ちのカードが利用できるためICカード自体用意する必要もありません。

　また使い方も簡単で、カードリーダーにカードをかざすだけで打刻が可能なため、PCに使い慣れていない世代の社員にも簡単に操作が可能です。

 

・交通費の精算がしやすい

　交通系ICカードと同じ規格を導入すれば、交通費の精算を効率化する事が可能になります。社員情報とICカードの情報を紐づけ、打刻と同じくカードリーダーにカードをかざすだけで、交通機関の利用履歴・金額のデータを正確に読み取ってくれます。

 

・コスト削減につながる

　もともと社員が所有しているICカードを利用すれば、備品として新しいカードを用意する必要がありません。発行から配布までの手間がなくなり、また紙のタイムカードと違って情報の保管場所も不要になります。

ICカードを使った勤怠管理のデメリット

・セキュリティに気を付ける必要がある

　ICカードには、出勤打刻や退勤打刻などの勤怠管理記録だけでなく、移動履歴や交通機関、クレジット関係の情報も含まれており、立派な個人情報のデータになります。そのため、データ漏洩には十分注意し、使用しているPCやスマホがウイルス感染しないように注意しましょう。

 

・初期設定に手間がかかる

　これはシステム全般に言える事ですが、導入する際に勤怠システムへ初期情報を登録する必要があり、情報がまとまっていない場合には手間がかかります。自社の就業規則をしっかり把握し、カードと従業員の情報を一人一人紐づけ、使い方を社員へ説明して、といった作業が必要となってくるでしょう。

　一言に勤怠管理システムといっても様々な種類があり、それぞれ搭載されている機能も異なります。なかにはICカードを利用した基本的な打刻機能だけでなく、交通費精算やシフト管理、ワークフローなどが利用できるものもあります。導入前にはしっかりと自社の状況を確認し、使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。

 

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」は、クラウド型の勤怠管理システムとなっており、インターネット環境が揃っていれば、いつからでも簡単に始める事が出来ます。ICカードを利用した打刻はもちろん、社労士監修の勤怠システムで法にのっとった適切な勤怠管理も可能となっているため、興味がある担当者様はぜひ一度お問い合わせください。

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