毎月会社から頂く「基本給」や「通勤手当」等の内訳が記載されている明細を給与明細といいます。必ず毎月社員へ配らなければならないものの、総務や経理の従業員が1枚1枚印刷し配布を行っている会社もあるでしょう。

　しかし最近ではPDFやメール・webサイト上で電子化し交付する「給与明細の電子化」が増えてきています。様々な要因からリモートワークなど柔軟な働き方が増加している現代では、手渡しでの明細の課題は多く、非効率的になりつつあります。また効率面だけでなく、コストの削減にもなる給与明細の電子化ですが、一般的な交付方法は以下の3つとされています。

①電子メールを利用して交付する方法

②社内LANやインターネットのサイトを利用して閲覧する方法

③磁気媒体に記録して交付する方法

　明細を電子化するにあたり、既存の給与明細システムとの相性などを確認する時間はかかりますが、一度設定をしてしまえば簡単に給与明細を電子化する事が可能です。給与明細を電子化した場合にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

給与明細電子化のメリット

・コストの削減 / 業務の効率化

紙媒体の給与明細の配布には、人件費・郵送費・印刷費など様々な面でコストがかかっています。従業員が多い企業であればその費用はさらに大きくなり、明細の入れ間違いなど人為的なミスが起きる可能性も高くなってきます。

電子化にした場合には小さなミスの防止は勿論、今までかかっていた費用と時間を大幅に削減する事が出来るでしょう。

・管理が楽になる

紙で配布をしていると、明細を捨ててしまったり、紛失をしてしまった場合には再発行が必要となります。場合によっては過去のデータを復元できず、直ぐに確認できなかったり再発行が不可能な場合もありえます。

しかし、電子化をしていれば過去のデータの閲覧はいつでも可能となり、明細を保管しておく場所も必要ありません。特に決まりはありませんが、雇用保険申請の事項が2年である事から、給与明細も出来たら2年間は保管をしておいた方が良いと言われています。

明細が電子化されていれば、2年分の明細をすぐに発行する事が可能となります。

・いつでもどこでも確認が出来る

スマホやタブレット等の端末があればすぐに確認が出来るため、長期休みや外出先でパソコンを持っていない場合でも、明細の確認が可能になります。

給与明細電子化のデメリット

・従業員からの同意書が必要

電子交付には条件があり、その条件を確認したうえで従業員の承諾や同意がなければ電子化できないと定められています。従業員の理解を得たうえで、電子化する際には必ず従業員から承諾を得てください。

また、従業員から紙での給与明細を請求された場合には必ず応じなければならなりません。

・セキュリティの確保

IT社会の発展に伴い、情報漏洩やデータの改ざん等のニュースを耳にするようになりましたが、給与明細書も立派な個人情報となります。

給与情報の漏洩や金額の改ざんがあっては大問題となってしまう為、ウイルス対策・社内での管理ルールの徹底・バックアップなど様々な対応を行えるように社内体制を整えましょう。

　給与明細電子化にはデメリットもありますが、それらを理解したうえで自身の会社に合ったシステムを選択する事で、紙媒体よりも簡単に給与の送付が可能になります。

　弊社の「勤怠トラスト」は、労務士監修の法令順守の勤怠管理が出来るだけでなく、無料のオプションとして給与明細のcsvデータを読み込む事が可能となっております。勤怠の管理だけでなく、給与の電子化にも対応しているシステムにご興味のある企業様は是非一度、ご連絡くださいませ。

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