スケジュール管理をシステム化する事のメリットとは

　社員のスケジュール共有の方法として、ホワイトボード等の手書きのツールを利用している企業があるかもしれません。

　手軽に導入・利用が出来るため便利ではありますが、コロナ禍の現在、在宅勤務者との日程調整やスケジュール共有がうまくできずに手間取ったりする事があるのではないでしょうか。

　効率的に業務を進めていくためには、オンラインで完結できるスケジュール管理システムの導入がかかせません。

　今回は、実際にスケジュール管理システムを導入するとどんなメリットがあり、どんな使い方が出来るのかをご紹介していきます。

スケジュール管理システムとは？

　スケジュール管理システムとは、従来、手帳などの紙ベースで管理してきたスケジュール表を、インターネットを通じてパソコンやスマホといった端末で調整・管理できるようにするシステムの事を言います。

　スケジュール管理システムを導入する事で、紙での管理が難しかった下記の事項が手軽にできるようになります。

・スケジュールのリアルタイム変更

・社員同士の予定の共有

・就業形態(在宅、テレワーク、フレックス・・)の確認

・長時間労働の抑制

　具体的にはどんな事が手軽でメリットになるのか、ご説明していきます。

①スケジュールのリアルタイム変更

社内のスケジュールをシステム化し共有する事で、各社員の予定が簡単に確認できるようになります。

在宅勤務や時差出社など、違う場所・違う時間で働いている社員の情報がリアルタイムに確認できるため、わざわざ本人へ確認を行う必要がなくなります。

またスケジュールを書き込む側も、出先で急な予定変更・キャンセルが生じてもPCやスマホから簡単に予定変更を行う事ができるので、社内の人間へ連絡して代理でホワイトボードに記載してもらうなんて手間を省く事も出来ます。

ネット環境が整っていれば使用できる事が大きなメリットとなるため、海外出張などの出先でもスケジュール変更を行う事が出来ます。

②社員同士の予定の共有

ミーティングや打ち合わせをセッティングする時、まず出席メンバーのスケジュール空き情報の確認と会議室の予約が必要になります。

しかし、今までのホワイトボードや紙ベースのスケジュール管理では、対象社員全員の確認にかなりの時間がかかってしまいます。そしてスケジュール共有に時間をかける事は、仕事の停滞につながります。

また急ぎの用事で直接本人に確認をしたいことがあっても状況が分からず、電話の取り次ぎや会議のセッティングが出来ずに取引先とトラブルが起きてしまう可能性もあります。

しかし、スケジュール状況が画面上にて一目で把握が出来れば、このような問題は発生しません。

社員同士でスケジュールを共有する事は、自分以外のメンバーの業務進捗を把握する事が可能で、メンバー同士の連携が取りやすい状況を作りだす事が出来ます。

なお、システムによってはスケジュール管理機能だけでなく、会議室予約も一緒に行えるものもあります。

③業務形態の確認

近年では働き方改革の促進や、新型コロナウイルスの影響により、一人一人にあった働き方を提案している企業が増えてきました。

テレワークや在宅勤務、時短労働やフレックスタイム制などは、従業員のライフスタイルに合わせた働き方が可能であり、長期就労やライフワークバランス向上など多くのメリットがあります。

しかし一人一人が違う働き方だからこそ、それを管理するのは容易ではありません。部下を抱える上司、管理職の方は、同じ部署に所属していても就業時間や勤務場所が異なる社員の管理をしっかりと行う必要があります。

　スケジュール管理システムでは、予定だけではなく、就業場所や出退勤時間も記載しておくことができます。何時まで、どこで働くのかを社員本人に記載させる事で、異なった就業規則で働く社員の管理を楽にすることが可能です。

④長時間労働の抑制

スケジュール管理のシステム化は、上司や管理者が部下の仕事内容を把握するためにも使えます。

無理な会議や営業を詰め込みすぎていないか、現実的に休憩時間を取得するのが難しい働き方になっていないか、といった事を確認し、あまりにも無茶な働き方をしている社員には注意を行う事が出来ます。

またチーム全体の業務の進捗状況を確認する事で、負荷が集中しているメンバーを洗い出し、納期遅れやトラブルが発生する前に他のメンバーをサポートにつける、といった対策を取ることが可能です。

　「スケジュール管理システム」を導入する事で上記のようなメリットが得られます。今までスケジュール管理にかけていた時間を削減したり、乱雑に管理されていた労働時間を整理したりする事で、業務の効率化を図りましょう。

　スケジュール共有ツールの最も重要な目的は「利便性」です。便利にするために導入したはずのツールが使いにくい、操作が難しい、画面がみにくい、などといった問題を抱えては逆に利用するのに時間や手間がかかってしまう可能性があります。

　導入する前には必ず、自社に必要な機能は何なのかを洗い出し、画面の見やすさや使用できる機能を確認するようにしましょう。

　弊社の展開する勤怠システム「勤怠トラスト」は、社労士監修のもと正確な勤怠管理が行えるだけでなくオプション機能として「スケジュール管理」が出来るようになっています。　

　全社員のスケジュール確認・内容の共有・だけでなく、会議室の予約や備品の予約もできるようになっており、スマホからの利用も可能なため、出先での急なスケジュール変更にも対応が可能です。

　また一目でわかる使いやすいデザインを目指しており、勤怠システムへログイン後すぐにスケージュールチェックが可能であり、表示方法は「週単位」「月単位」での閲覧が可能でとなっております。

　勤怠管理とスケジュール管理、両方の面からシステム化による利便性を考えられている企業様は是非一度、お問い合わせください。

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