特定の業務を遂行するために、普段の勤務地とは別の場所へ出向いて仕事を行う「出張」は、特に営業職や管理職の方に多くみられる働き方だと思われます。移動時間の長さや労働のタイミングが普段とは異なる出張は、勤怠管理が困難となるため、あらかじめ取り決めをしておくことが大切です。

　出張時の移動時間や時間外労働、休日出勤時間、宿泊の有無、どこまでを「労働時間」とするべきなのか。また出張費用の精算など、勤怠管理以外で行わなければならない事は何なのか。今回は、出張における労働時間や事務処理の取り決めについて詳しく確認していきましょう。

出張時の労働時間の扱い

　出張中に労働者が過ごす時間には労働時間や移動時間など、様々なものがありますが、どの時間が「労働」となり、どの時間は「労働外」扱いとなるのでしょうか。

・移動時間

　普段の始業時間であれば自宅を30分前に出れば間に合うけど、出張の時には移動時間も含めて2時間前には家を出なければならない・・なんて事もあり得るでしょう。この場合、いつもよりだいぶ早く外出し、移動を行わなければなりませんが、この移動時間は「労働時間」とされるのでしょうか。

　一般的に、会社や上司の指揮・命令が及ばない移動時間については労働時間にはあたりません。本来の通勤時間が労働時間にあたらないのと同じで、出張先である勤務地までの移動時間も、特別な指示がない限りは労働時間には含まれないのです。

　なおこの場合の特別な指示とは、会社からの指示で移動中に「会議を行う」「物品や金銭の管理をする」「資料の作成を行う」などが挙げられます。指示を受け、これらの作業を行う場合には労働時間とされますので気を付けましょう。

・前泊のための休日移動

　県をまたぐ出張が発生する時、当日の移動では間に合わないため、前日から出張先近くのホテルに宿泊する事がよくあります。それでは出張が月曜からの場合、前泊のために休日である日曜日に移動を行ったときは、会社の都合のため、休日出勤扱いになるのでしょうか。

　こちらも「移動時間」と同様、会社の指示がない限りは労働時間にはあたりません。果たすべき業務を命じられていない限りは、労働時間には当たりません。

・出張先での残業

　出張先での業務が所定労働時間を超えてしまった場合、自社内で勤務している時と同様に残業扱いとなり、残業代が発生します。

　しかし出張中の労働に「事業場外みなし労働時間制」が適用されていると、実際に何時間働いていても、あらかじめ決められている時間分しか働いていないとみなされます。

　事業場外みなし労働時間制とは、あらかじめ決めておいた労働時間分を働いたとみなす制度です。上司の指揮管理監督が及ばないため、労働時間の算定が難しい場合等に適用される事が多く、逆に言えば「出張中に上司と一緒に外回りをした」「上司から常に細かい指示を受けて働いていた」等の場合は適用が認められない可能性があるので、注意が必要です。

出張経費精算のポイント

　出張があった場合、基本的には精算が伴います。精算時には、会社の経費として認められている範囲の支出か・経費をかさ増して精算していないか、のチェックを欠かさずに行いましょう。

・出張費用と交通費は分ける

　普段とは違う場所へ出社するという事は、定期券の範囲外となることが多いでしょう。そのため、交通費の精算は必須となります。加えて、宿泊費用や会食費用などの精算も合わせて行う事で混乱し、正しい費用集計に時間を要してしまうかもしれません。

　正しい処理を行うためにも、同じ費用であっても申請書を分ける等の対策を行う事をお勧めします。

・高額な違法請求がされていないか

　出張を行う月と行わなかった月では、かかる経費が全然ちがってきます。それを前提に、「なんだか申請されてきた経費が高いけど、出張があったからか」だけで承認をしてしまうと、出張に関係のない費用まで承認してしまっている可能性があります。

　公共機関を使えるのにタクシー利用をしていないか、業務に関係のない食費の請求はされていないか、項目をしっかりと確認しましょう。承認者を複数名設けるのも効果的です。

　出張の手配には労働時間の管理、経費の管理、が重要となってきます。これらの管理を行うためには、経費精算サービスも搭載されている「クラウド型勤怠システム」の導入がお勧めです。

　クラウド型であれば、出張先であっても端末さえあれば出退勤打刻・残業申請、等が可能となり正しい勤怠管理が可能となります。また、勤怠管理に経費精算が付随される事で、一元管理ができ、従業員・管理者が共に効率よく利用する事が出来ます。

　出張に伴う勤怠管理や経費精算に関して、効率よく管理を行っていきたいとお考えの担当者のかたはぜひ一度、弊社のクラウド型勤怠システム「勤怠Trust」までお問い合わせください。

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