勤怠Trust労務リスク予防 社会保険労務士監修の勤怠管理システム「勤怠Trust（勤怠トラスト）」

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多彩な打刻方法、自社に見合ったものを使おう

システム化, 労務, 管理

　出退勤管理には様々な方法がありますが、代表的なのはクラウド型の勤怠管理システムとなるでしょう。ネットワークが使用できればいつ、どこにいても、勤怠の管理が可能になります。

　そんな勤怠管理システムは、日々進化しています。特に、従来の紙ベースのタイムカードと比較して「打刻」の種類が豊富となっており、それぞれの会社の好みに合わせて打刻方法を選べるようになりました。今回は、企業の従業員数や予算、職場環境によってニーズが異なる打刻方法の種類について、それぞれのメリットをご紹介します。

紙ベースのタイムカードでの打刻は、時代遅れ？

　一般的に「タイムカード」と聞くと、レコーダーに紙を差し込んで出勤時間と退勤時間を印字する機械を想像する人が多いのではないでしょうか。こういった紙ベースのタイムカードを利用した打刻は一昔前までは主流で多くの企業で利用されていました。

　メリットとしては、タイムレコーダー本体の価格が安価なので手軽に導入が出来る事や、PCやインターネットを経由しない昔馴染みのある方法なため、アナログな従業員でも安心して利用できる事があげられます。

　その一方でデメリットとして、タイムレコーダーが各拠点に必要なこと、毎月新しい紙のタイムカードが必要となり、過去の分を含めると膨大な量のタイムカードの保管場所が必要となる事があげられます。そして何より、月末には手作業にて出退勤管理を行うため、従業員の数が多いと打刻漏れ確認やチェックミスにかなりの時間がかかり、担当者の作業量が膨大になってしまいます。

　その他にもタイムカードの紛失や、他人による代理打刻など、システム利用に比べて様々なデメリットが考えられます。アナログな方法としては、手書きの出勤簿やExcel出勤簿を従業員に提出してもらうといった方法もありますが、やはり同様なデメリットがあると考えて良いでしょう。

　昨今では働き方改革法案が施工され、以前に比べて世間的にも「勤怠管理」を強く意識するような風潮となってきました。紙のタイムカードは馴染み深く手軽な方法ですが、やはり工数をかけずに適切に管理を行うためには勤怠管理システムの導入が必須と言えるでしょう。

システムを使った打刻方法とは？

　勤怠管理システムを利用した際には様々な打刻方法を選択できますが、その方法は大きく2種類に分ける事が出来ます。

　まず1つめはパソコンのwebブラウザを開いて打刻するタイプ。もう1つがタイムレコーダーとなる機械をUSBなどでパソコンに接続し、パソコンの画面をみながら操作をするタイプになります。この2種類の内容について、さらに詳しく説明をしていきます。

①Webブラウザからの打刻

　業務で利用している自身のパソコンからブラウザを立ち上げ、勤怠管理システムにログインをして出退勤時間を打刻するタイプの勤怠管理になります。

<メリット>

・従業員が1人1台ずつPCを持っている会社であれば、特別な端末を購入したり、ソフトをインストールしたりする事もなく初期費用を抑えて手軽に導入が可能

・勤怠管理システムの中にはグループウェア機能が内包されている事が多く、打刻だけでばく有給・残業申請や時刻の集計、給与計算まで一括で行えるものが多い

 

②機械をパソコンに接続して打刻

(1)ICカード(PASMO、Suicaなど)での打刻

　ICカード認証用端末をパソコンに接続し、自身がもっているPASMOやSuicaといったICカードを利用して打刻をする方法になります。勤怠管理システムでは一般的に、ソニー社の「PaSoRi(パソリ)」といった機器をパソコンに接続して、タイムレコーダーとして使う事が多くなります。

　なお、ＩＣカードを忘れた・紛失した、といった際には打刻が出来なくなるという可能性もあるため、注意が必要です。

<メリット>

・個人の持っているICカードを利用するので、代理打刻などの不正を防ぎやすくなる

・エントランスやフロア、支店ごとにカードリーダー端末の購入が必須となるが、打刻専用のカードを用意する必要はない。

 

(2)生体認証での打刻

　指紋や指の内部にある静脈を利用した指紋認証や顔認証など、個人を識別して打刻するシステムになります。なりすましによる打刻をほぼ確実に防ぐことができ、またＩＣカードとは違って紛失の恐れもありません。

<メリット>

・スマートフォンやタブレット、PCといった端末が1人1台なくても利用可能

・小売りや飲食といった職種ではICカードやスマートフォンを持ち歩いて業務はしにくいけれど、生体認証であれば持ち物が不要

会社のスタイルに合わせたシステムを導入しよう！

　今回は勤怠管理システムで利用できる「打刻方法」について紹介させて頂きました。それぞれにメリットやデメリットがあるので、導入を検討する際には自身の会社のスタイルや予算をよく考慮し、従業員が使いやすい打刻方法を選択しましょう。

　尚、弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」では基本的にはwebブラウザを利用した打刻が主流となっておりますが、その他にもＩＣカードを利用した打刻やスマートフォンを利用する事も可能となります。どの打刻方法であっても、有給の残数管理や打刻漏れの自動チェック、位置情報の特定や、給与システム連携といった様々な機能が利用出来るので、「勤怠管理システムへの移行を考え始めたけど、種類が多くて何があっているのかわからない」といったお悩みをお持ちの担当者様はぜひ一度お問い合わせください。

　アナログ管理からデジタル管理への移行が激しくなっていくなかで、勤怠管理に関わる従業員の工数を減らしていきたいとお考えの企業様は、多彩な打刻方法が可能な勤怠管理システムの導入に踏み切ってはいかがでしょうか。

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