今回のコロナ問題により、多くの企業でテレワークが導入されました。今までの働き方と違って従業員は時間を有効活用できるようになり、通勤時間の削減やワークライフバランスの確保など、様々な労務問題を解消できたかと思います。

　しかしその反面、急速に導入が進んだテレワーク体制に何かと戸惑いを感じている担当者も多いのではないでしょうか。正確な勤怠時間の確認や、深夜・休日の時間外労働の長期化など解決すべき課題はたくさんあります。そして、それらの管理を今まで紙の書類を使った申請や稟議で行っていた企業にとっては、上長のサインやハンコが必要となり、どうしても出社が必要となります。

　このようにせっかくテレワークを導入しても会社の制度やルールによっては結局出社が必要になるうえ、多大な時間がかかってしまう可能性があります。そのため、テレワークを行うにあたりこれらの課題を解決するには「ワークフローシステムの導入」は欠かせないでしょう。

ワークフローとは？

　企業には発注や請求など様々な場面で行うべき業務がありますが、それらの業務を行う際に発生する一連の流れの事をワークフローと言います。ワークフローの中では、誰がどのタイミングで判断や処理を行うかが重要なポイントとなっており、それらがあらかじめ決められていれば効率アップにも繋がります。またワークフローは可視化する事で、業務内のどこに無駄があるのか・誰がどのタイミングでミスをしたのかが分かりやすく、再発防止にもなります。

　その反面、可視化する事によって「必要書類や承認者が明確ではない」「承認者が不在の為、業務が滞っている」「書類の管理・記入に時間がかかる」「業務の進捗状況が不明瞭となっている」といったデメリットも生じます。特にこれらのデメリットは、書類を使用したワークフロー体制を取っている企業に多く見られます。

　これらの問題を解決するため、紙ではなくデータによる業務管理を行うのが「ワークフローシステム」となり、業務がよりスムーズに行えるようになります。

テレワークにおけるワークフローシステムのメリット

　会議や勤怠管理などがシステム化される一方で、ハンコ文化がまだまだ根強い日本の企業。せっかくテレワークを導入したにも関わらず、申請や承認の為に毎回出社していては意味がありません。これらの業務をシステム化した場合、テレワークを行っている企業にとってたくさんのメリットがあります。

1)遠隔地からの対応

　テレワークに関わらず紙媒体のやり取りする場合、承認者が自席にいるのか・そもそも出社しているのか・早急な対応は可能なのか、といった確認項目がたくさんあります。

　ワークフローシステムの場合、承認者がその場にいるかどうか確認を行わなくても申請を送る事ができ、また承認者側も申請が届くタイミングで電子メールを受け取る事が出来ます。システムによってはスマホ等の端末からでも申請の確認が出来るため、どこにいても業務を滞りなく進める事が出来ます。

2)進捗状況の確認

　紙の書類で業務を行う場合、書類がどこで止まっているのかが分からない・差戻された為1から申請をやり直そうとしたところ書類が見当たらない、といった課題が多く見受けられます。その点、ワークフローシステムを利用すると、どの申請を誰が止めているのかがすぐに確認出来ます。

3)本来の業務の効率化

　書類の作成を行う事務職の時間が削減されるだけでなく、申請の承認・確認を行う上長職員の時間も大幅に削減する事が出来ます。また申請を上げる側も、内容を忘れてしまった申請であっても電子化されていればすぐに検索ができ、既存の申請書をコピーして再申請を行う事も容易に出来ます。

　いずれにしてもワークフローをシステム化する事により元来のハンコ・サインが不要となり、よりテレワークを充実させる事が出来ます。

　業務を行うにあたり様々なものが電子化されている現代において、ハンコやサインといった文化は今後薄れていき、その反面システム化に対応していく企業はどんどん増えてくでしょう。

　弊社の「勤怠トラスト」ではクラウドによる勤怠の管理はもちろん、残業申請や出張申請・稟議書や交通費精算といったワークフローが搭載されており、カスタマイズによって各企業に合わせたワークフローを追加する事も可能となっております。またコメント機能やチャットオプションもついており、コミュニケーションがとりづらいテレワークにおいてシステムで申請の承認を行う事に不安を感じている企業様も安心してご利用できます。

　勤怠管理だけではなく、ワークフローのシステム化にも興味がある場合は是非一度、お問い合わせくださいませ。

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