働き方改革の促進や在宅勤務の拡大により、業務効率化の必要性が高まっており、効率化を図る方法の一つとして「社内情報共有ツール」の導入が注目されています。実際に導入を行う事で、職場環境の改善・業務作業の効率化・経費の削減、といった成果を得られた企業は多く存在するのではないでしょうか。

　しかし、具体的なツールとしてはチャットツールやファイル共有ツールなどがありますが、機能が多すぎて何を選べばいいのかわからない・・という方も多いでしょう。また、既に利用しているwebツールとまとめて管理したい、という要望もあるかもしれません。

　そこで、今回は弊社が展開する勤怠システム「勤怠Trust」内で利用が出来る「社内共有ツール」についてご説明させて頂きます。

　「勤怠Trust」は社労士監修のクラウド型勤怠管理システムで、長時間労働の抑制、法に則った勤怠集計、ワークフローシステムの搭載、といった勤怠管理に特化したサービスとなっておりますが、これらに加えて、勤怠に直にかかわりのないチャットツールやインフォメーション機能といった、情報共有ツールも利用ができる様になっています。

　誰もが行わなければならない「勤怠管理」の一環として情報共有ツールを利用する事で、より手軽で円滑な業務効率化が図れるようになるでしょう。

①インフォメーション機能

　全社員に対してインフォメーションタスクを登録する事が出来ます。タイトル、メッセージ、通知対象、通知サイクル、通知レベル、有効期限、等の登録をしておくと、対象の社員のユーザー画面・メールアドレスへ登録された情報が反映されます。

　例えば「〇月〇日にオンラインミーティングがあります」「打刻漏れの社員が増加しています、注意しましょう」といった、警告としても利用する事が可能です。

②グループウェア機能(オプション)

　ユーザー画面に表示されるカレンダーより、個人のスケジュール管理、全社員のスケジュール状況確認、会議室や機器の予約、を登録・閲覧する事が出来ます。全体のスケジュールでは、グループ毎に閲覧ができるように設定が可能となっています。

　カレンダーを確認する事で「誰が在宅勤務をしているのか」「〇〇さんは外出中なのか」「▲月▲日に会議室は空いているのか」といった状況確認が行えるため、連絡が取れない・出社状況が分からない、といった混乱を回避する事ができ、タイムロスを防ぐことが出来ます。

③社内チャット機能(オプション)

　勤怠Trust表示中に利用できるチャット機能を搭載する事が可能です。わざわざ口頭にて確認を行わなくてもメッセージだけで社内のメンバーとやり取りが可能となり、また人数に制限なく利用が出来るので不必要なミーティングやメールにかかる時間を軽減する事が出来ます。

　もちろん、添付ファイルや画像データも共有が可能となっており、スマートフォンでの利用も出来るため、各段に作業率を上げる事が出来るでしょう。

情報共有ツールのメリット

　情報共有ツールを導入するメリットとしてはまず「コミュニケーションの促進」があります。グループウェア機能を利用すれば、手軽に上司・部下の勤怠状況が確認でき、スムーズに仕事を進める事が出来るし、チャット機能を利用すれば部署を超えたコミュニケーションも広がりやすくなります。

　そして「業務の効率化」も大きなメリットとなるでしょう。例えばチャット機能を利用する際には、Eメールと違って宛先に間違いがないか確認したり、CCをチェックしたり、といった手間が省けます。また提出物の催促や、社内規定の変更など、重要なメッセージはインフォメーション機能にて確認が出来るため「見逃していた」「知らなかった」という言い訳は出来なくなります。　

　「社内情報共有ツール」を導入する事で上記のようなメリットが得られ、在宅勤務やテレワークを行う上でより一層便利に業務が行えるようになります。

　日々の管理を行うなかで、社内コミュニケーションを円滑に行うためにも社内情報共有ツールの導入を考えており、また併せて勤怠管理にもご興味のある担当者様はぜひ一度、弊社の勤怠システム「勤怠Trust」へお問い合わせください。

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