工数とはプロジェクトの遂行に必要な業務量の単位を表し、「1つの作業にかかる時間」×「作業に取り掛かる人数」や「プロジェクト全体にかかる作業量」÷「従業員の人数」で算出する事が出来ます。工数管理とは、プロジェクトでどの程度工数が必要なのか算出したり、その結果、人・時間などの経営資源をどれくらい投入するかを管理したりする事を言います。

　弊社の展開するシステム「勤怠Trust」はあくまで「出退勤などの勤怠管理を行うシステム」なのに、プロジェクトを管理する「工数管理」と何の関係があるの？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

　一見、無関係に見えるこの「工数管理」と「勤怠管理」ですが、これらを一緒に管理する事が出来たら、管理者にとっては大きなメリットとなります。具体的にどのようなメリットがあり、どのようなシステムなのかをご紹介させて頂きます。

勤怠管理と工数管理を一緒に行うメリット

　従業員は勤務時間中、何かしらの作業を行っており、そのことから勤務時間は本来工数時間と同一になると考えられます。始業時間と終業時間を記録している勤怠管理の中に、「就業時間中に、何の作業に、何時間費やしたか」まで登録が出来たら、上長は勤務時間の確認と併せて工数の確認もできる様になるという事です。

　また、勤怠管理と工数管理を一緒に管理する事で単に管理が楽になるというだけでなく、どの時期に作業時間が長くかかっているのか、どのプロジェクトで残業が多く発生しているのか、といった細かな分析も出来るようになります。

　勤怠Trustでは「長時間労働抑制」のために、月の締め日までの「残業時間予想」の機能が導入されており、プロジェクトの予定に対してあとどれくらい時間が必要なのかといったスケジュールの見直し、改善が簡単に行えます。これらのデータを分析する事は、業務効率の向上や作業分配の見直しを手軽に行う事に役立ち、ひいては企業の利益向上につなげていく事が出来るでしょう。

　上記の理由より、勤怠管理と工数管理を同時に行った際には

・従業員の当事者意識の促進

　リアルタイムの進捗共有を行う事で上司・従業員ともに当事者意識が芽生え、また評価される箇所が可視化されることでモチベーションアップにもつながります。

・作業進捗の把握

　現在の作業に何人が、何時間かけて作業を行っているかを把握し、計画や実際の打刻時間と乖離がある場合には早めに対応する事が可能です。

・プロジェクト全体にかかるコストの把握

　プロジェクトにかかる工数を算出する事で、クライアントに見積もりを作成する際の参考になります。また工数に対しての収益を把握する事で、プロジェクトの継続可否を判断する材料にもなります。

これらのメリットが考えられます。

勤怠Trustの「プロジェクト管理」機能

勤怠Trustの工数管理は「プロジェクト管理」機能という、無料のオプションをお申込みされると利用ができる様になっています。

(1)プロジェクト内容の登録

プロジェクト名称や期間、作業メンバーの登録を行います。

(2)プロジェクトの報告

 従業員が各種申請を行うメニューに「工数管理」の項目が追加されます。自身がプロジェクト登録されているプロジェクト名が表示されるため、打ち間違いの心配がなく、簡単に登録を行う事が出来ます。

(3)確認

報告されたプロジェクト内容を直属の上司が確認できます。

また、報告内容を印刷する事もできます。

　弊社が展開する勤怠システム「勤怠Trust」では上記のような手順で工数管理が行えるようになっており、もちろん、勤怠システムとしても社労士監修のもと法に則った集計が可能となっているため、快適に集計・確認が出来るようになっています。

　勤怠システムの導入に伴い、工数管理システムにもご興味のある担当者様は是非一度、弊社の勤怠Trustへお問い合わせください。

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